20 人左右的办公室选择打印机，不能只按人数决定。有人数相同的团队，一个月只打印少量合同；也有人需要频繁输出报表、培训资料或彩色文件。真正影响设备选择的，是印量、文件类型、使用方式和高峰期需求。

企业在询价前，把这些信息说明清楚，设备和套餐更容易匹配，也能避免后续出现功能不够用或印量安排不合适的问题。

先看月均印量，而不是只看人数

20 人办公室并不等于每月固定印量。企业可参考近 3 个月的纸张采购量、打印记录或现有设备计数器，估算每月黑白和彩色文件大约各有多少。

还应考虑集中使用场景。例如投标、培训、月末结算、项目交付期间，短时间内可能有较多资料需要输出。方案应能覆盖平时使用，也要考虑这些高峰期。

明确是以 A4 为主，还是需要 A3

日常以合同、表格、通知和普通资料为主，通常应先评估 A4 多功能打印设备；如经常需要 A3 文件、成套复印资料，或有较高的集中输出需求，则可以同时评估 A3 复印机方案。

设备并不是功能越多越好。先确定实际需要的纸张规格和输出量，才能更好地控制配置与后续使用成本。

这 4 项功能最容易被忽略

1. 自动双面：日常文件较多时，可减少手动翻页的时间；
2. 扫描：有合同归档、报销单据或资料电子化需求时，应确认扫描方式；
3. 网络共享：多人共用设备时，要确认网络环境和使用权限；
4. 纸盒容量：高峰期输出较多时，纸盒容量和补纸频率会直接影响使用体验。

黑白和彩色需求要分开说

黑白合同、表格和内部文件，与彩色方案、图表和培训材料，对设备和费用的影响不同。企业询价时，建议把黑白与彩色印量分别预估，不要只提供一个总张数。

青岛租掌柜复印机、打印机月租为含税价格；耗材按对应服务安排提供，纸张不包含。彩色印量按实际超印计算。具体以实际机型、套餐和合同约定为准。

多人共享设备，售后服务更要提前确认

20 人左右办公室通常需要多人共用一台或多台设备。机器出现故障时，应提前明确报修方式、本地服务是否覆盖办公地址，以及工作时间内的响应安排。

青岛租掌柜支持 7×24 小时接收客户报修信息；工作时间内，客户报修 5 分钟内响应，工程师 2—4 小时到达现场。如设备故障 8 小时仍无法解决，可提供备用机服务。具体以实际故障情况和服务约定为准。

询价前，建议一次准备这 7 项

结语

20 人左右办公室选打印机，人数只是起点。把印量、A4 或 A3、黑白或彩色、共享方式和售后服务安排一起考虑，才能选到更贴合实际办公需求的设备方案。

青岛租掌柜提供青岛全域企业办公设备租赁与售后服务。如需咨询复印机、打印机租赁方案，可联系：400-8790-107。